在企事业单位局域网中，经常会通过局域网文件服务器共享一些文件供员工访问，便于大家协同办公、资源共享和资料存储等。同时，处于工作的需要，也常常需要赋予共享文件较高的访问权限，但这在方便员工工作的同时也增加了共享文件的使用风险。因为一旦员工不小心或恶意修改共享文件或删除共享文件，将会给企事业单位带来较大损失，毕竟这些共享文件都是企业的无形资产，甚至商业机密。
尤其是局域网用户在访问共享文件时，如果是不小心或故意删除共享文件，将会导致共享文件直接被彻底删除，因为删除共享文件后无法通过回收站进行还原；而处于工作的需要，也需要为员工开启修改共享文件的权限，而只要开启了修改权限就意味着员工就具有了删除共享文件的权限。因此，如何让员工既可以修改共享文件但又不能删除共享文件、只让修改共享文件而禁止删除共享文件就成为共享文件管理的一个重要需求。
那么，如何可以修改共享文件但阻止删除共享文件呢？笔者以为，可以通过以下途径来实现：
一、通过微软Office自带的“保护文档”功能来防止局域网用户复制、修改、剪切或删除共享文件，全面保护共享文件的安全。
考虑到很多用户的共享文件常常以Word等格式存储，而Word自带的“保护文档”功能可以很大程度上防止用户复制共享文件的内容，也就是可以实现查看Word内容但无法修改、无法复制、无法剪切和删除等操作，从而极大地保护了共享文件的安全。其中Word2003的具体设置方法如下：点击Word顶部的“工具”，然后选择“保护文档”，如下图所示：
图：启用“保护文档”功能
然后，在左侧的“编辑限制”这里，勾选“仅允许在文档中进行此类编辑”，然后就可以在下面的框内选择“填写窗体”，最后选择下面的“启用强制保护”，点击“是，启用强制保护”，如下图所示：
图：启用强制保护
然后就会弹出“保护方法”，在这里输入密码即可，如下图所示：
图：设置保护密码
二、通过专门的共享文件防删除软件、共享文件管理软件、共享文件夹加密软件来保护共享文件安全，防止删除共享文件的行为。
当前，国内也有很多专门的共享文件夹管理软件，可以实现操作系统共享文件访问权限无法实现的很多功能。例如有一款“大势至共享文件夹管理软件”（下载地址：http://www.grablan.com/gxwjjm.html），通过在设置共享文件的电脑或服务器上安装之后，就可以全面监控共享文件访问情况，并可以设置不同用户访问共享文件的不同权限，可以只让读取共享文件但不能复制共享文件、只能修改共享文件而防止删除共享文件、只让打开共享文件但阻止另存为共享文件到本地磁盘，从而极大地保护了共享文件的安全。如下图所示：
图：设置共享文件可以修改但不能删除、阻止删除共享文件
这样设置后，客户端在访问共享文件时，就只有读取共享文件或修改共享文件的权限，而没有删除共享文件的权限了，从而极大地保护了共享文件的安全。
总之，无论是借助于操作系统的共享文件访问控制还是借助于第三方共享文件夹管理软件、共享文件加密软件，都可以实现共享文件的安全管理，具体采用哪种方法，企事业单位可以根据自己的需要进行选择。