如何在几分钟内创建简单的工作流程
使用 DocuWare，您可以轻松地自动执行临时出现的小任务。 仅仅因为您不能提前计划设置自动化工作流程并不意味着您无法利用在更复杂的工作流程中也使用的一些相同的工作流程工具。 您可以使用任务列表、电子邮件通知和图章即时自动执行简单的日常任务。
通知同事，跟踪进度，加速完工
通过任务列表，您可以看到需要执行操作的文档列表按逻辑分组在一个位置。 例如，您可以创建一个列表以查看新合同或确认员工已阅读重要的人力资源文件。 自动发送电子邮件通知工作流程参与者。 一旦文档符合您为每个步骤建立的标准，就会发送一封带有直接链接的电子邮件。 当相关文档导入系统时，列表会自动更新。 已经审查、批准或审查的文档将从任务列表中删除并存档在 DocuWare 中。
使用 DocuWare 列表，您可以：
- 将需要注意的新文件放在中心位置；
- 在相关文件可用时设置电子邮件通知，例如合同已获批准签署或提示同事审阅和编辑文件；
- 设置通知，提醒您做出时间敏感的决定。 例如，您可以在合同到期或自动续约前自动收到一封电子邮件；
- 跟踪谁已阅读、批准或审查信息，以及需要提醒谁完成工作流任务。
列表添加了盖章功能
通过几个步骤，您可以使用图章加速简单的工作流程。您可以从界面的工具栏中选择图章。 如果您计划在多个文档上盖章或多次应用图章，DocuWare 可让您在选择后保持图章处于活动状态。 然后，您可以根据需要一键将图章添加到文档中。
使用图章在文档上放置信息而不更改内容。根据您设置的配置，图章还可以更改或添加索引条目，并将文档转发到流程的下一步。例如，您可以使用自动将状态填充为“待定”值的图章。 然后，您可以使用日历选择到期日期来安排电子邮件提醒。
现在，您可以轻松地按时续签合同，安排销售报价的跟进电话，并通过简单地自动化这些流程来满足提前付款折扣； 让您有时间专注于您的业务战略。 DocuWare 让您保持正轨——在您的桌面上为您提供一个组织良好的待处理任务概览。
McBride and Sons 公司将任务清单和印章付诸行动
实施 DocuWare 后，McBride and Sons 的员工在他们的桌面上有一个电子任务列表，其中包含需要批准的发票。 注释、工作代码和批准印章以数字方式添加到每张发票中。 然后它会自动通过工作流过程进行路由。 付款后，发票和支票图像将存储在 DocuWare 中。
“如果我发现 XYZ 混凝土存在问题，我现在可以进行搜索并列出使用该混凝土的所有属性，”McBride and Son Enterprises 公司财务总监 Andrea Templeton 解释道。
创建简单的工作流程使您能够更好地组织日常办公任务并更有效地与同事协作。 需要注意的新文件（例如收到的发票）被放置在中央位置，因此即使您非常忙碌，也不会被忽视。 您会惊讶于通过自动化基本流程节省了多少时间。
关于 DocuWare 平台
DocuWare 是文档管理和工作流程自动化软件。 世界各地的组织都使用 DocuWare 来捕获、路由和安全地归档他们最重要的业务信息。
DocuWare 如何使您的组织受益
1、迁移到云端
团队使用云软件，规模、能力和移动性都触手可及。 与传统的本地软件相比，它的好处是无数的：财务灵活性、管理和 IT 简单性、更容易采用。 使用 DocuWare Cloud，您可以获得完整平台的所有功能。
2、无纸化和绿色化
每年，管理纸质文档（打印、存储、查找和恢复文件）造成的资源消耗都会损失数百万美元。 数字化不仅可以保护您的信息以实现轻松访问和合规性，还可以显着减少您的环境足迹。
3、自动化流程
当数字工作流程自动化时，团队中的每个成员都会获益。 减少手动步骤可加快审批速度。 删除数据输入可以最大限度地减少错误。 任务提醒让每个人都保持专注。 DocuWare 提供的工具无需耗时的实施即可自动化最复杂的工作流程。
